Antes de realizar una compra existe un punto previo que debes tener en cuenta siempre. En este caso estamos hablando de un formato de cotización, este documento en casos comerciales funciona como un soporte que le ayuda a dar el paso a una transacción comercial. Hoy te enseñaremos a hacer un formato de cotización en Word y en Excel.

formato-de-cotizacion-

Aspectos importantes

Los formatos de cotización, son generalmente utilizados en las negociaciones grandes o negociaciones que son hechas al mayor. Algo muy particular que sucede con los formatos de cotización es que estos, son casi siempre realizados como un soporte de lo que se ha dicho al momento de la negociación. Ya que de esta manera queda estipulado de forma específica lo que se acordó durante la negociación y además es posible incluir descuentos en caso de que sean negociaciones al mayor.

Por eso, quedando claro lo anteriormente expuesto, sólo nos queda explicar que el formato de cotización, por ejemplo, nos permite organizar una reunión con una empresa en partículas, realizar una conversación de negocios donde a través de compras al mayor podamos obtener quizás algunos descuentos por cada producto. Todo esto deberá quedar estipulado en dicho formato de cotización.

En caso de que la empresa no tenga uno personal te aconsejamos que lleves uno preparado. Por otro lado si somos nosotros quienes representamos la empresa, tener un formato de cotización bien completo nos ayudará a agilizar las negociaciones y además desde el comienzo de la charla las pautas se encontraran presentes en dicho formato de cotización.

Casos de uso de un formato de cotización

Es momento de conocer, cual es el uso adecuado para los formatos de cotización. Estos son utilizados desde el momento en el que alguna persona está planeando realizar una compra. En este caso es el encargado de una empresa en específico, el que deberá encargarse de realizar una aproximación de los gastos que puede tener la empresa. Además contactará a los diferentes proveedores que existan en el momento para solicitarles un presupuesto o una estimación del monto total que deberán cancelar por la adquisición de sus productos.

formato-de-cotizacion-

De igual manera se podrá realizar en caso de que estemos en la misma situación. Si nosotros nos encontramos del lado de la empresa, ya que gracias a estos formatos de cotización podemos informar a todos nuestros posibles clientes, o nuestros clientes potenciales el valor de los productos o servicios que estamos ofertando.

Además en estos formatos de cotización es posible agregar aspectos bastante importantes que le puedan llamar la atención a nuestros futuros clientes, como por ejemplo, podemos agregar las condiciones bajo las cuales ofrecemos nuestra mercancía, puede ser respecto al pago o a los pagos que se puedan realizar. Además también podrás agregar en dicho documento los posibles descuentos que pueden existir en caso de que la negociación comience a realizarse con buen pie, para cerrar de manera positiva.

Departamento de ventas

Es importante destacar que los formatos de cotización son sumamente importantes al momento de realizar una negociación o toparse con un cliente potencial. Pero no es menos cierto que estos formatos de cotización no realizaran todo el trabajo que se ve implícito dentro de una negociación exitosa.

El departamento de ventas, juega un papel crucial dentro de dichos trámites, el formato de cotización servirá como la herramienta más fuerte en este caso y después el personal del departamento de ventas deberá encargarse de gestionar un seguimiento de las solicitudes de presupuesto que han sido solicitadas. Además dicho personal deberá realizar una pequeña evaluación de los nuevos clientes, para identificar, según el producto que ofrecemos, cuál de los clientes puede ser más potencial.

Datos principales

Los formatos de cotización, a diferencia de lo que muchas personas piensan, son documento realmente sencillos de realizar. La verdad es que para realizar un formato de cotización deberás enfocarte en presentar la propuesta comercial de tu empresa. Por esto los datos que deberás ingresar con muy concisos y explicativos.

Hoy te haremos una pequeña lista de los campos que deberán estar necesariamente dentro de una cotización, puedes agregar más dependiendo de las necesidades del proyecto.

  • Nombre del cliente ( a quien va dirigido, empresa o persona natural)
  • Nombre del proveedor (quien vende)
  • Lugar y fecha de elaboración de dicho documento
  • Cantidad de productos/servicios que se ofrecen o que solicitados por el cliente.
  • Descripción de productos/servicios
  • Costo total. Puede o no desglosarse el IVA
  • Tiempo de entrega
  • Contacto del proveedor
  • Vigencia de la cotización en general, este punto es bastante importante.

formato de cotizacion-

Como hacer un formato de cotización en Word

Hoy te enseñaremos cómo podrás realizar un formato de cotización en Word. Realizar un formato de cotización es realmente sencillo, solo deberás agregar los datos que te comentamos anteriormente y podrás incluir, en caso de ser necesario, otros aspectos que sean importante en tu cotización.

 

México D.F. a 01 de abril de 2020.

Nombre del cliente

Nombre de la Empresa

P r e s e n t e:

 

Propuesta de Diseño y Desarrollo Página Web

 La presente propuesta abarca el diseño, desarrollo y hospedaje del sitio Web www.ejemplodeformatodecotizacion.com

 Alcance del proyecto

Se desarrollará un Sitio Web con 15 ligas o páginas de calidad basado en estándares mundiales de diseño, usabilidad y ergonomía, con el objeto de proyectar una excelente imagen de la empresa del cliente al mundo a través del WWW.

Propuesta económica

Concepto:

Diseño y Desarrollo de Sitio Web con Base de Datos y Sección de Administración

Precio:   $ 35,500.00

Total : $ 35,500.00

  • Los precios no incluyen i.v.a. y se encuentran sujetos a cambio sin previo aviso.
  •  En proyectos superiores a los 15,000 se cobrará el 50% de anticipo.
  • El tiempo de entrega es de 15 días a partir de la entrega total de la información.

 

Estoy a tus órdenes para cualquier duda o comentario.

Atentamente,

Tu nombre aquí

Director General

Ejemplodeformatodecotizacion.com

Así de sencillo será realizar un formato de cotización en Word. En caso de que sean más productos podrás agregarlos y especificar el precio de cada uno y al final, especificar cuál será el total de todos. Es posible que según la cantidad puedas realizar una oferta de descuento, también podrás reflejarla en dicho documento.

Como hacer un formato de cotización en Excel

  • Te haremos una guía rápida para que puedas tener una idea de cómo realizar un formato de cotización para tu empresa o proyecto.
  • En primera instancia deberás agregar a la primera celda el nombre de tu negocio o empresa.
  • Del lado izquierdo deberás poner el logo de tu empresa, en caso de que cuentes con el. No es algo imprescindible pero le agrega pulcritud al formato.
  • En la parte derecha es importante que pueda colocar el número de cotización. Es importante este paso, ya que gracias a esto podrás tener un orden en las cotizaciones que envíes a tus clientes.
  • Deberás dejar dos campos disponibles debajo del nombre del negocio. Ahí podrás crear una pequeña introducción sobre la empresa, los servicios que realizan o los productos que ofrecen. En el otro campo, es ideal que dejes un texto breve que haga sentir a gusto al cliente en potencia.
  • Los campos que deberás realizar siguiente, se deberán tratar de la información básica de contacto. Estos datos son de plena identificación de la empresa, para que el cliente pueda comunicarse en el momento que lo desee.
  • Finalmente, incluiremos cada uno de los productos que estarán presentes en este formato de cotización, Añadiendo que sólo es necesario modificar las columnas de “Cantidad” y “Vr. Unitario” en cuanto a celdas con ingreso de cifras se refiere, pues a partir de allí, toda la plantilla del formato de cotización se encuentra automatizada.

Te dejaremos una imagen de cómo se deberá ve tu cotización creada en Excel.

Esperamos que este artículo haya sido de tu agrado y te haya funcionado con guía para crear tus cotizaciones, no olvides compartirlo.

Además te dejaremos otros artículos que podrán ayudarte en otras gestiones.