¿Qué documentos debo apostillar para emigrar?

Cuando una persona desea o necesita establecerse en otro país es imprescindible que tenga toda su documentación legalizada. Esto le permitirá la validez y uso de su currículo en diferentes naciones del mundo. De allí la importancia de saber qué documentos apostillar para emigrar.

Apostillar un documento significa que un organismo internacional certifica su legalidad. Es por ello que en 1961 varios países firmaron un acuerdo con la finalidad de simplificar los trámites de legalización de documentos públicos.

Así mismo este acuerdo es llamado “Convenio de la Haya” por ser en esa ciudad donde se celebró la conferencia para la redacción, aprobación y firma del documento. Este Tratado de Apostilla es de carácter internacional contando en la actualidad con más de 100 países adscritos.

Es decir, cuando se apostilla un documento este es válido legalmente en cualquiera de los países que pertenecen a la convención. Ahora bien, debido a la importancia del tema a continuación se muestra qué documentos se requieren apostillar para emigrar. Además, se explican los pasos para tramitarla.

¿Qué documentos es necesario apostillar para emigrar?

Para empezar los documentos que se suelen apostillar son los de tipo público o emitidos por autoridades el estado.  Estos pueden ser documentos judiciales y administrativos. También se apostillan las certificaciones adjuntas a documentos privados, certificación de una fecha y la autenticación de una firma.

Por otra parte, no requieren de este procedimiento los documentos emitidos por diplomáticos o cónsules, los relacionados con operaciones comerciales y de aduana. Seguidamente se especifican en detalle qué documentos se requiere apostillar para emigrar.

1. Documentos de estudios universitarios

Es importante agregar que todos los documentos relacionados con estudios realizados en universidades públicas deben ser certificados o legalizados en el GTU antes de ser apostillados.

Este es un organismo para la Gestión de Trámites Universitarios adscrito al Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria. En su página web puedes registrarte para luego solicitar la cita y realizar los trámites, más adelante explicamos cómo hacerlo.

Por otra parte, si los documentos son emitidos por una universidad privada no requiere legalización. Pero sí deben ser apostillados.

• Títulos Universitarios: Este documento es imprescindible apostillarlo, ya que de esta forma será aceptado como válido en otros países a la hora de buscar trabajo o continuar con los estudios.
• Notas Certificadas Universitarias: Estas también deben estar certificadas por el MPPEU en la página GTU o Gestión de Trámites Universitarios. Después de este trámite debes apostillar.
• Certificación de Índice: El índice académico puede decir mucho sobre el desenvolvimiento de una persona durante sus estudios. También en muchos trabajos lo solicitan y si vas a continuar con tus estudios en otra nación es indispensable.

Otros documentos de estudios universitarios

• Certificación de lugar de promoción: Otro documento importante que debes llevar debidamente legalizado es este. Es seguro que te lo pidan para entrar a otra universidad extranjera y debe formar parte de tu currículo a la hora de solicitar empleo.
• Constancia de certificación de Institución Universitaria.
• Plan de estudios, Malla curricular, Pensum y otros: Este documento es necesario a la hora de revalidar tu título o de continuar con tu formación.
• Diplomas de Honor: Todas las menciones honoríficas y diplomas deben ser apostillados para que tengan validez en el exterior y puedan formar parte de tu hoja curricular.
• Menciones Cum Laude, Magna Cum Laude y Summa Cum Laude: Cualquiera de estos documentos que te hayan otorgado es necesario validarlos.
• Fondo Negro de título y notas: También deben ser autenticados y legalizados.
• Constancia de modalidad de estudios: Es de suma importancia que tengan este documento.
• Carga horaria: Si el título es de Técnico Superior Universitario esta constancia es un requisito indispensable.
• Constancia de egreso.
• Diplomados.
• Referencia de Buena Conducta: Se solicita en la universidad donde estudiaste.
• Constancia de Programas o contenido programático.
• Acta de Grado: Este documento es muy importante, ya que puede servir para verificar que estás graduado en caso de extravío del título.
• Documentos de estudios de Postgrado: todos los documentos nombrados para el nivel de pregrado son igualmente necesarios en el caso de postgrado. Además, si son de universidades públicas deben ser validados en la GTU.

2. Estudios de primaria y bachillerato

De la misma forma, si vas a emigrar con tus hijos todos sus documentos deben ser validados y apostillados. Pero estos se requieren que los certifiques en la institución educativa donde cursaron estudios. A continuación, se muestran qué documentos son necesarios apostillar para viajar con tus hijos.

• Título de Bachiller: Para apostillar este documento primero debe ser legalizado en el centro educativo donde realizaron los estudios. También debes apostillar el tuyo.
• Notas de Bachiller: Al igual que el título primero debes certificarlas en el centro donde estudiaste. Estas notas son muy útiles en los casos de niños y jóvenes que van a continuar sus estudios en el exterior.
• Certificado de culminación de estudios de primaria: En el caso de niños que culminaron la primaria y van a continuar sus estudios en el exterior.
• Boleta de Promoción: Es muy necesaria para que los pequeños continúen sus estudios desde donde los dejaron.
• Capacitaciones: Todos los cursos realizados ya sea en el INCE o en otras instituciones deben ser apostillados. Estos pueden ser cursos de idiomas, gerencia, peluquería, electricidad, informática, entre otros.

3. Otros documentos importantes que se necesitan apostillar para emigrar

• Partida de Nacimiento: Se solicita en el Registro Principal donde fueron asentados. Debe estar legalizada en el SAREN para apostillar.
• Acta de Matrimonio o de Soltería: También debe estar avalada por el SAREN para luego apostillar.
• Certificado de Antecedentes Penales: Este documento es indispensable para emigrar y poder conseguir trabajo o estudiar lo tramitas en línea en el MIJP.
• Licencia de conducir: La puedes apostillar directamente en el INTT (Instituto Nacional de Transporte Terrestre) una vez que te estés registrado en el Sistema de Legalización y Apostilla.
• Constancias de Trabajo: Tanto para las constancias de trabajo, cartas de recomendaciones y cursos se debe hacer una declaración jurada. Luego se debe legalizar en el SAREN y posteriormente se apostilla.
• Traducciones de Documentos: Si viajas a un país donde no se habla español debes llevar los documentos a un traductor y luego es necesario apostillar la traducción.

Registro en Gestión de Trámites Universitarios o GTU

• Debes tener conexión a internet en la computadora o laptop.
• Ingresa en la página GTU.
• Cliquea en Regístrese.
• Ahora rellena los datos que te solicitan como cédula de identidad, fecha de nacimiento, correo electrónico y otro alternativo. Escribe la “captcha” que te indican y clic en “Registrar”.
• Revisa tu correo electrónico y abre el mensaje que te envió el sistema para validar tu cuenta. (Revisa la carpeta “Correo no deseado”).
• Ya estás registrado.
• Ingresa nuevamente a la página GTU e inicia sesión con tus datos.
• A continuación, cliquea en “Solicitar Cita”.
• Si están dando cita te mostrarán la opción “Seleccione” allí debes hacer clic.
• En el caso que no estén dando cita debes ingresar nuevamente hasta conseguirlo. Por lo regular las ofrecen los primeros 15 días del mes.
• Ahora te muestran un calendario, debes seleccionar el día que esté en verde, considerando que realmente puedas asistir esa fecha (no pierdas esta cita).
• En seguida debes elegir la sede, el horario y quien va a asistir a la cita (titular o representante legal notariado).
• Luego rellena la planilla que te muestran con los datos del documento.
• Cuando ingresas un documento debes hacer clic en “Agregar” para ingresar otro y rellenar los datos.
• Puedes ingresar hasta 10 documentos.
• Al terminar debes aceptar las condiciones y cliquea en “Guardar”.
• Ahora el sistema te muestra un documento en formato PDF el cual puedes descargar.

¿Cómo registrarse en el Sistema de Legalización y Apostilla Electrónica?

Primero que nada, debes asegurarte de comenzar tu registro el día que te corresponde según el último número de tu cédula de identidad. En este sentido el cronograma que muestra la página es el siguiente:

0 y 1 lunes
2 y 3 martes
4 y 5 miércoles
6 y 7 jueves
8 y 9 viernes
0, 1, 2, 3 y 4 sábado
5, 6, 7, 8 y 9 domingo

• Después de verificar que el día sea el correcto ingresa en la página del Sistema de Legalización.
• Allí encontrarás la información que acabo de ofrecerte y detrás un banner que dice consultar identificación, entonces teclea tu número de cédula de identidad y el sistema comenzará su búsqueda.
• Luego se mostrará una pantalla donde debes seleccionar si eres venezolano, extranjero o persona jurídica.
• Al hacer clic en venezolano debes colocar de nuevo tu cédula de identidad.
• De inmediato aparecerá un cuadro en dónde se te pide que verifiques si tu identidad es correcta.
• Seguidamente te solicitan el correo electrónico y su confirmación.
• Abre tu correo y cliquea donde te indican para confirmar tu dirección electrónica.
• Ahora crea tu contraseña y confírmala.
• Después completa tu perfil.
• Y listo ya estás registrado.

Solicitar Cita para apostillar documentos para emigrar

• Ahora debes iniciar sesión con tus datos en el Sistema de Legalización para solicitar la cita.
• Al ingresar el sistema te muestra un menú allí ubica la palabra “Documentos” selecciónala.
• Enseguida cliquea en “Agregar” y rellena los datos que te solicitan del documento.
• Vas a realizar el mismo procedimiento con los otros documentos que necesites apostillar, recuerda que son máximo 10 por cita.
• Cliquea en “Registrar”.
• Vuelve al menú que tienes en la parte superior y selecciona “Citas” y luego en “Solicitar Cita”.
• A continuación, debes indicar quien va a asistir a la cita (titular o representante legal notariado), el estado y la oficina.
• El sistema te indica una fecha y hora aproximada en que te pueden dar la cita.
• También se muestran los documentos que ingresaste. Ahora debes hacer clic en “Registrar”.
• Después de unos días te llegará un correo con el día que te asignaron para la cita.
• Ese día debes llevar todos los documentos que ingresaste legalizados. Además de la planilla que te enviaron al correo. No pierdas la cita.
• Por otra parte, todo trámite tiene un costo y en este caso es de 0,08615936 Petros, o su equivalente en bolívares por cada documento.

Para finalizar es importante destacar que los documentos antes de apostillarlos es necesario legalizarlos ante la organización pertinente. Además, recuerda que si viajas con tus hijos también debes apostillar sus documentos.