Formato para Colombia de la cuenta de cobro
Si has ofrecido tus servicios o has vendido algún bien y no te han cancelado, podrás recuperar tu dinero con una cuenta de cobro. Puede que la empresa para la que provees necesite la información del cobro para emitir el documento fiscal. En este artículo te ofrecemos los mejores modelos o formato para tramitar una Cuenta de Cobro como principal soporte fiscal en Colombia.
Cuenta de cobro Colombia
Una cuenta de cobro Colombia es una herramienta que le permite a una persona exigir la cancelación de una deuda o valor. A través de este documento podrá reclamar el pago de una obligación contraída por otra persona. Esta obligación es producto de la prestación de bienes y/o servicios y al cancelarse pueden considerarse como ingresos. También puede servir para brindar a la empresa la información respectiva para generar el documento jurídico y fiscal para procesar el pago.
¿Quién puede hacer cuenta de cobro?
Esta figura de cobranza se fundamenta en lo establecido en el Artículo 616-2 del ET. En esta ordenanza se exonera a las persona naturales que negocien bienes y/o servicios y estén dentro del régimen simplificado del IVA a emitir facturas.
Las personas exoneradas están identificadas, ubicadas y clasificadas como parte del régimen simplificado. A este grupo en particular se les libra de cualquier obligación de emitir facturas como se exige en el Artículo 617 del ET a personas jurídicas.
En este contexto, las personas naturales utilizan el formato de cuenta de cobro Colombia como el mecanismo para cobrar las deudas pendientes por sus clientes.
Por otra parte, las personas jurídicas necesitan un soporte que avale la compra, que contengan los datos del vendedor, del bien o servicio que vendió. En este sentido, las empresas del régimen común pueden emitir un documento que le sea como soporte fiscal. Documento que debe estar en consonancia con el Artículo 618-2 del ET, según decreto 522, del año 2003.
Pero aquellos compradores que no pertenezcan al régimen común si requieren de estos soportes que justifiquen el pago de un bien o servicio. No obstante, estos soportes no son de carácter fiscal, según el Artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Es así como la figura de cuenta de cobro Colombia establece su utilidad. Pues, le ofrece este soporte para los costos de los clientes, que adquirieron un bien y/o servicio. Por otro lado, les sirve a los vendedores hacer cobros jurídicos cuando no le paguen en los lapsos acordados.
Formato de cuenta de cobro Colombia
En este apartado te ofreceremos un formato de cuenta de cobro Colombia que te permitirá realizar tus cobranzas. Este formato de cuenta de cobro es una herramienta que puedes empezar a implementar en tu negocio.
El formato de cuenta de cobro que te ofrecemos es muy sencillo de elaborar y responde a las exigencias de los clientes como soporte de gastos.
Antes de presentarte el formato de cuenta de cobro es importante recordar que este tipo de cuentas no tiene ningún carácter legal. Sirven para realizar el cobro de un producto o servicio. Si usted emite facturas, recuerde entonces que no es necesario utilizar un formato de cuenta de cobro.
Igualmente, recuerde que al momento de presentar su formato de cuenta de cobro, debe ir acompañado del Registro Único Tributario (RUT). Esto aplica sólo si es la primera vez que usted logra negociar con la empresa.
Este último documento es importante, pues es el que nos identifica, clasifica y ubica como personas como no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Además nos libra de ser del régimen común, es por esto que debemos emitir cuentas por cobrar.
A continuación te ofrecemos el formato de cuenta de cobro aplicable para Colombia.
Como puedes apreciar, este instrumento debe contener los siguientes datos:
- El nombre de la persona jurídica a la que se le efectuará la cobranza de bien o servicio, indicando el número del NIT correspondiente.
- La fecha en que se efectuó la negociación.
- El concepto de la transacción.
- La cuenta por cobro debe indicar el monto total de la deuda.
- Especificar las retenciones que la empresa realiza y restarla al monto total de la deuda.
- Debe contener un número secuencial que permita determinar cuál es la negociación correspondiente a la cuenta de cobro.
Recomendaciones para el formato
Es importante que sepas que no hay un formato establecido para las cuentas por cobro. A pesar de que no es un instrumento jurídico, ni fiscal, sirve para cobrar una cuenta. También, puede servir como constancia de que está pendiente esa deuda. El formato que usted diseñe debe incluir todos los datos que se describieron anteriormente.
Es recomendable que el formato sea lo más específico posible. Detalle la fecha en que se contrajo la deuda, el lugar, el nombre de la persona jurídica. También, debe detallar la cantidad de bienes y servicios y describir el concepto. Importante, debe indicar el nombre de la persona que contrajo la deuda y quien recibió el pago.
Asimismo, debe reflejar las retenciones que haga la empresa. Esto se debe a la implicancia que tiene esta información tiene para poder emitir la documentación jurídica y fiscal para generar el pago.
Por último, te recomendamos que diseñes un formato para tus cuentas por cobrar, que contengan números consecutivos. La finalidad de esta enumeración es el control de las empresas para pagar y rendir cuentas. Igualmente, te permitirá a ti llevar un control de tus finanzas del negocio.
Cuenta por cobre como instrumento de soporte de costos y deducciones
Reiteramos que la cuenta por cobro no es un instrumento legítimo como soporte fiscal. Eso debe quedar claro. Es por ello, que el Estado y las empresas han buscado la manera de honrar los compromisos con los proveedores de forma legal.
Luego de recibir la cuenta por compra, las empresas deben emitir un documento que avale la deuda contraída con la persona que le proveyó de un bien o servicio. Este documento tendrá una función similar a una factura que soporte de manera fiscal el pago de esta transacción.
En otras palabras, el contribuyente reconoce la deuda contraída con el proveedor y por ello se realiza el pago de la deuda. Es decir, en esta transacción hay dos partes claramente definidas, una que provee un bien o servicio; otra que reconoce la deuda y la cancela.
Para que este documento emitido por la empresa tenga un soporte fiscal debe contener todos los elementos establecidos por la ley. Lo que destaca en este caso como soporte fiscal es el documento que emiten las empresas al reconocer el compromiso con el proveedor.
No es la cuenta por cobro. Para las deducciones de las empresas, deberán anexar la cuenta por cobro con el documento que reconoce la deuda. Bajo ninguna circunstancia es responsabilidad del proveedor solventar los asuntos fiscales de la empresa, siempre y cuando esté exento de emitir facturas.
Ahora bien, si el proveedor del bien y/o servicio está clasificado en el régimen común y está obligado a emitir facturas, pues la cuenta por cobrar queda sin efectos. Si fuese el caso, de que la empresa lo requiera sólo será de carácter informativo.
No tiene trascendencia fiscal para lo que la empresa quiera utilizar esta información. El proveedor, en este caso debe tener todas las emisiones de facturas en perfecto orden.
Cuentas por cobrar: para personas clasificadas en el régimen simplificado
El uso que se le da a las cuentas por cobrar es para informar al cliente que debe procesar los recursos para solventar su deuda con el proveedor. Esta herramienta es exclusivamente para los proveedores que están identificados, ubicados y clasificados como régimen simplificado. Sirve como un documento para informar la deuda contraída por una persona jurídica y éstos a su vez emiten el reconocimiento de tal compromiso financiero. Todo esto para cumplir con las formalidades exigida en la legislación colombiana.
Recomendaciones
Es importante recordar que las cuentas por cobrar no tienen carácter jurídico, ni fiscal. Es un instrumento que establece el compromiso entre dos partes. Una en proveer un servicio o bien y el otro en reconocer la deuda que tiene con el proveedor.
Este soporte de cobro, les permite a las figuras jurídicas emitir el documento correspondiente, de carácter jurídico y fiscal. Con este documento podrán obtener las deducciones ante los órganos competentes.
Por ello, recomendamos que la cuenta por cobro Colombia cuente con los datos descritos en este artículo. Por otra parte, si has tenido dificultad para cobrar el servicio o el bien, este instrumento te permitirá realizar la respectiva cobranza.
Asegúrate de que formato de cuenta de cobro tenga números consecutivos para que las empresas puedan establecer la relación entre la deuda y el pago.
Si eres una persona identificada, ubicada y clasifica en el régimen simplificado no dudes en utilizar este formato de cuenta de cobro. Pues, te permitirá también tener un control en tus cuentas pendientes por cobrar y por pagar.
Para finalizar te invitamos a leer el siguiente artículo
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También te brindamos la oportunidad de visualizar este vídeo que te habla sobre el formato de la cuenta por cobro. Así tendrás también la facilidad de conocer este formato y estar un poco mas actualizado en todo lo relacionado con este tema.