¿Cómo llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela?

Entra y conoce cómo llevar la contabilidad de tu firma personal por ti mismo con pequeños secretos que hacen los contadores públicos. Entérate de las razones para elegir una firma particular para empezar tu negocio.

Hoy en día están surgiendo muchos emprendimientos en todo el país. Sin embargo, la mayoría de la gente no saben por dónde empezar. Por eso te diremos en este capítulo cómo llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela. 

Además, te damos una orientación de por qué deberías escoger una patente personal y registrar tu emprendimiento de esa manera.

Todo eso y muchos más compendios te los explicamos en este apartado. Por lo cual te invitamos a que sigas leyendo este útil artículo.

Pasos para llevar el balance de tu firma personal

Estas son herramientas que puedes tomar estando en casa para comenzar a ordenar las cuentas de tu firma.

La idea es empezar a tomar partido por ti mismo, no esperando que tengas una contabilidad perfecta como la llevaría un profesional de estos. Pero si adaptándote a tareas que te van a permitir mejorar el recuento desorganizado que puedas tener en tu empresa.

Aquí te vamos a compartir unos pequeños secretos de los contadores para llevar una evidencia constituida y hacerlo desde casa.

• Lo primero que hay que hacer es dividir los movimientos. Esto se hace de la siguiente manera: Diligencias diarias, semanales, mensuales.

Las actividades diarias

El registro y organización de los documentos. Puedes tenerlos en la nube o en físico pero es fundamental tenerlos ordenados.

Tener arregladas las facturas diarias de compras y ventas. Es una tarea que puede durar de 10 a 15 minutos. Y hacer sus respectivos registros.

Esto va a servir para saber cuántos ingresos y egresos se generaron para comprar inventario o servicios. Saber con lo que cuentas para asumir las deudas que tengas que cancelar esa semana.

Las tareas semanales

Después que haces el registro se debe tener la copia de las facturas que se han enviado. No solo en papel, también se pueden escanear y subirlas a un archivo de drive por ejemplo.

Hacer una carpeta que diga: Facturas del mes de enero 2021. Factura del mes de febrero 2021. Y otra de Gastos de mes de enero. Gastos de todos los meses seguidos. También es muy importante señalar y separar cuales de esas operaciones se han hecho en efectivo y en bancos.

Además de llevar toda esta información en los libros fiscales, es necesario que se guarden en archivos de Excel que pueden ayudar a llevar un orden en la contabilidad.

Hay que tener carpetas exclusivas del proveedor, para tener fácil acceso a esa información de vendedores cuando las lleguen a necesitar. Entonces lo importante es crear una carpeta única para estos en orden alfabético.

Lo mismo con los clientes, una carpeta especial y otra para los empleados. Para tener toda esa información.

Recordar a los clientes que nos deben, enviándoles un correo con la factura, a la cuenta que tiene que enviar y las condiciones de pago. En fin, especificar todas esas formas y acuerdos que tuvieron con ese comprador para el debido procedimiento.

Tareas mensuales

Se basan en la conciliación bancaria. Hay que contrastar el balance que dan los bancos con los que están en los libros, ya que puede haber posibles errores.

Control y pago a los empleados. Las liquidaciones, todo el control de lo que puede pasar en los próximos días.

El inventario. Muestra por donde va todo. Comparar los balances de un periodo con otro.

Ver los comportamientos y equiparar los ingresos con los gatos durante el mes. Mirar de esos gastos, cuáles son los que más se llevan el capital de la empresa.

Los libros de contabilidad para anotar las cuentas

La contabilidad se trata de un mecanismo estandarizado para anotar operaciones que la empresa realiza. Compras, ventas, capitales, decisiones que se toman en el aspecto financiero.

El libro fijo es donde anotamos todas las operaciones que se realizan a lo largo del ejercicio. Tiene una estructura que registra el debe y el haber, dividido en dos partes.

En el lado “debe”, se coloca la cantidad y la cuenta.

En el lado “haber” colocamos, a nombre de cuenta y el monto. De esta manera.

Cada ingreso y egreso tiene que anotarse en la fecha realizada. O sea, de manera cronológica. Por lo tanto va a ser la herramienta de trabajo frecuente.

El libro grande, se hace a partir de los datos que se recogen en el habitual.

Cada anotación corresponde con los resúmenes patrimoniales como, banco, transporte, proveedores.

Precisiones para legalizar una firma personal en Venezuela

Todas los que quieran constituir un comercio deben legalizarlo. Para ello deben consultar a un abogado para ver que modalidad de compañía va a ser.

El comienzo de una empresa es como el acta de nacimiento de una persona. Si esta no se registra, pues no podría funcionar porque se requieren ciertos requisitos legales para que se establezca y se obligue con terceros.

¿En este momento que instrumento legal rige el registro de empresas?

El código de comercio regula toda la constitución de las compañías. Establece las condiciones y las formas que debe llenar el estatuto social de una empresa.

Luego, de ser elaborada esa acta, el primer requisito es ser inscrita ante el registro mercantil para que tenga personalidad jurídica.

¿Todo tipo de negocio debe ser registrado?

La ley de comercio en su artículo número 2, define cuales son los actos o negocios procedentes que son aptos de registro.

La firma personal, es ese paso que se recomienda para aquellas personas que realizan un oficio.

Es una buena alternativa para comenzar, cuando tu solo como profesional arranques tu propio negocio y puedas emitir facturas.

En la situación económica actual de Venezuela ¿Qué tan fácil o difícil es poder registrar una empresa ante las instituciones?

Muchas veces los requisitos que te piden son muy cambiantes. No hay un estándar de requerimiento cada vez que se va a dar ese paso.

Cuando acudas al reconocimiento mercantil, los autorizados deben darte las precisiones para  iniciar con tu firma personal.

Todo va a depender de los criterios del funcionario para la constitución de esa empresa.

¿Cuáles son los requisitos que se solicitan para una patente individual de un sujeto natural o jurídico?

• El primer paso es la búsqueda de nombre para tu negocio. El cual debe llevar tu apellido.

Tienes que tener dos opciones para ese nombre. Pagas un arancel para esa búsqueda. En tres días hábiles te dan la respuesta, de cuáles de esos nombres están disponibles y lo pagas.

Todo este procedimiento del nombre se hace, por si es probable que exista otra empresa constituida con el mismo nombre que el que tú quieres colocarle.

Luego, te dan un lapso de 30 días para que tú presentes el documento del acto constitutivo. Incluida la Cédula, el Rif del propietario y las estampillas.

• El pago del arancel depende del capital de esa firma. El tipo de negocio debe tener un objeto social que requiere una cantidad de dinero para abrir esa empresa.

El capital pagado y suscrito. El registro te pide un mínimo para aperturar la compañía. Más, en el momento para iniciar con los trámites del registro con solo pagar el 20% de ese capital ya puedes arrancar con la inscripción.

• Los siguientes pasos son los que exige el mismo código. Es la publicación. Luego de su formación ya tiene su partida de nacimiento, después viene el objeto social a lo que ella se va a dedicar.
• Entonces, se requiere inscribirla en el seguro social. En el Ince. Hacer los trámites ante el ministerio del trabajo. Registro de permisologia de los bomberos. Para que funcione de una manera legal.

¿El registro al que hay que acudir depende del tipo de empresa?

Sí. El registro mercantil es el que está destinado por la ley para que se reconozcan las empresas.

Y contengan ellas el expediente con una numeración cronológica el nacimiento de la entidad y de cada una de sus asambleas.

¿Un emprendedor debe venir a Caracas si desea registrar su empresa o puede hacerlo en el interior?

Los registros mercantiles puedes encontrarlos en muchas regiones del país. Puedes acudir a cualquier oficina.

Está disponible en el SAREN virtual, que es el órgano que regula a las notarías, para ubicar los centros.

El pago de aranceles o las tasas, para la conformación de una compañía, son relativamente módicos. Para solicitar el apodo es en valores tributarios.

Los demás pagos son en función del peculio y la legislatura no establece límites.

El caudal es equivalente a los trabajos que se suscriben. En función a eso usted va a pagar el impuesto.

¿Cuánto tiempo demora constituir la empresa?

Puede ser un plazo de dos meses. Hasta menos tiempo si todo va ordenado y si no se maneja tanto personal.

Dependiendo del tipo de compañía se mide el proceso.

¿Cuáles son las consecuencias en el aspecto legal de no registrar una empresa?

La respuesta es que el comercio no existe y puede ser sometido a sanciones.

¿El instrumento constitutivo qué debe tener?

Es donde van plasmadas las reglas de la actividad que vas a desarrollar.

En las cláusulas va la denominación comercial, cómo se llama, el tiempo de duración.

Luego, tienes el objeto social. El capital como queda distribuido, la cantidad suscrita y lo pagado.

Establecer una sucursal si se tiene. En fin, definir todas las atribuciones de cada movimiento.

¿Qué restricciones tiene una firma personal?

La misma se debe a la credibilidad del individuo. Cuando se registra, el sujeto se  convierte en el comprometido de toda su actividad comercial.

El propietario responde de sus deudas. Ante sus acreedores. A todas las funciones que ejerce en la profesión.

Razones para conformar la patente personal

Permite ser independiente en la toma de decisiones de tu negocio. Esto se limita a que las responsabilidades recaen sobre el titular comercial.

Se convierte en un menoscabo cuando caes en problemas económicos o legales.

El patrimonio propio se vincula con el de la firma de la empresa. Sin embargo, si eres un comerciante legalmente constituido, cuentas con un contador que lleva tus balances y cumples las formalidades, no debe haber inconvenientes.

Mitos creados a las firmas personales

El hecho de que poseas una patente, no te impide tener un facturero. Un sello que identifique la denominación comercial. Además, puedes hacer publicidad con etiquetas que muestren tu producto.

“No puedes usar punto de venta”

También, tienes derecho a usar el punto de venta, pero los fondos van directo a tu cuenta bancaria personal. La desventaja es que con la firma no puedes obtener una cuenta jurídica financiera.

“La firma personal te impide ser una gran empresa”

Pasa todo lo contrario, con la patente personal puedes llegar a tener una gran empresa.

Con esta puedes montar sucursales. Puedes crear una marca con tu denominación comercial.

La firma personal de parejas de unión estable de hecho o matrimonio

Las parejas que quieran ejercer o emprender un negocio a través de una firma personal, tienen que saber que va a ser uno de ellos el titular de la misma.

No obstante, no deben preocuparse. Esto no desvincula que el patrimonio o los bienes conyugales se afecten.

Si el titular de la patente es uno de ellos, la otra persona también va a tener derechos sobre este comercio.

Sobre los modelos de cartas para la firma personal

Existen muchos modelos de cartas que puedes obtener en internet para la constitución de una empresa.

La cuestión es que muchas de esos formatos, tal vez no especifican algunas cláusulas o puntos importantes que deben mencionarse en una firma personal.

Por eso, para llevar la contabilidad de una patente personal, debes asesorarte con un abogado mercantil que también pueda redactarte el documento constitutivo del comercio.

Sección de preguntas y respuestas

¿Cuánto es el mínimo capital que se requiere para constituir una firma personal?

Ahorita mismo, el tema de los montos es muy variante. Va a depender del criterio del funcionario.

¿Cuáles serían los requisitos básicos para abrir las puertas de mi negocio?

La identificación del propietario. El registro de información fiscal. Cómo vas a hacer el aporte y tener el soporte legal.

Contar con un funcionario de confianza que te acompañe en el desarrollo de las actividades.

¿Cómo puedo ejercer el comercio en Venezuela si estoy en el exterior?

Puedes dejar un poder a algún familiar o persona de confianza para que pueda ejercer el comercio en tu nombre.

Bien sea, para que inicie constituyendo la firma o si ya la tenía constituida para poder activarla.

Recuerda de igual forma, que si ya estas fuera del país y no lo has hecho así. En tu nuevo país debe existir una embajada o consulado de Venezuela.

Debes dirigirte hasta allá. Si esa oficina tiene funciones notariales, puedes tramitar el poder por ahí. El documento debe tener de forma clara y precisa la autorización de ejercer ese comercio.

Si en el país donde estas, hablan un idioma diferente al español, te recordamos que tiene que venir con la traducción.

Esperamos que te haya sido de mucha utilidad toda la información que te suministramos en este artículo de cómo llevar la contabilidad de una firma personal en Venezuela.

Te recordamos que el éxito que puedas lograr en tus propósitos depende mucho del interés y las ganas que tengas  de hacerlo realidad. Nada es imposible. Esperamos que elijas la mejor opción.