¿Cómo hacer un oficio formal? ¡De petición!
Si trabajas en una institución pública o privada o requieres hacer llegar un oficio a una de estas instituciones y requieres saber cómo se hace, este artículo es para ti. ¿Sabes cómo hacer un Oficio formal o de petición? Descubre las pautas básicas para redactar el documento correctamente.
El oficio
Estos documentos son instrumentos que te permiten hacer llegar información de carácter oficial a un destinatario, ya sea una institución pública o privada. Puede ser un documento dirigido a un trabajador, para solicitar un trámite, el estatus de un caso, entre otros.
Dada la relevancia que han tomado estos instrumentos, las empresas privadas han incorporado esta modalidad de comunicaciones, pues en el pasado sólo las usaban las instituciones públicas.
¿Cómo redactarlos?
Pues bien, los oficios son documentos redactados de manera protocolar con el fin de informar, solicitar el estatus de un caso o de un trámite. Una vez que sepamos qué elementos contiene un oficio es mucho más sencillo de hacerlo. Por ello, es importante saber cómo hacer un oficio formal y este es el motivo de este artículo.
En principio se requieren los elementos que constituyen a estos documentos y luego el objeto del oficio, es decir qué información va a contener. Con estos datos es muy fácil redactarlo.
Pautas básicas
Las pautas de cómo hacer un oficio formal son muy sencillas en realidad. Lo importante es saber qué elementos contiene y la información que debe llevar. Veamos a continuación la estructura de un oficio formal.
Elementos que lo constituyen
- Lo primero que deberás colocar es la fecha del lado superior derecho. Esto con el fin de que quede establecido el lugar de la emisión del comunicado, el día, mes y año.
- Los oficios generalmente llevan una enumeración. Esto va a depender del organismo o empresa que emite el comunicado. Esta enumeración debe estructurarse con el número de la comunicación (llevan un orden secuencial). Igualmente, llevan las siglas de la división, unida u oficina que lo emite y el año de emisión.
- Seguidamente, se coloca a quién va dirigida, es decir el destinatario. Este renglón debe llevar el nombre completo del receptor, el cargo que ocupa en el organismo y el lugar.
- Ahora, se coloca en palabras resumidas el Asunto que trata el oficio. En otras palabras, se coloca esta palabra y seguido de dos puntos se deberá colocar un pequeño resumen del contenido del oficio.
- Lo más importante de cómo hacer un oficio formal, además de los elementos anteriores, destaca el contenido o cuerpo. Es aquí donde redactamos realmente de qué trata el oficio. Debe ser redactado protocolarmente, pero sin estribar en la exageración del vocabulario. Escribe de manera oficial, pero sencillo, de manera tal que el que lo lea entienda de qué trata. No redundes. Lee, utiliza sinónimos, cuida la ortografía, que haya coherencia en el discurso.
- Ahora bien, para cerrar las orientaciones sobre cómo hacer un oficio formal, deberás despedirte. Que tu despedida sea amable. Recuerda que siempre es importante mantener buenas relaciones con otros organismos, personas, empresas.
- Se estila colocar al final la palabra Atentamente, abajo el nombre del emisor de la comunicación y el cargo que ocupa.
Los oficios deben llevar sello húmedo. Siempre van en un papel oficial. La mayoría de las veces en tamaño carta. La firma de los oficios debe hacerse en tinta negra.
Clasificación de los oficios
Ahora bien, luego de describir las pautas de para hacer un oficio, nos agrada la idea de dejarte un modelo de oficio. Esto con el fin de que puedas observar su estructura.
Los oficios tienen como objetivo establecer y mantener una relación entre el emisor y el receptor del comunicado. Para ello, es necesario saber los elementos de estas comunicaciones. Los oficios se clasifican de acuerdo al destino y procedencia, por el número de destinatarios, por el motivo.
Destino y procedencia del oficio
En este renglón es necesario precisar que los oficios pueden ser emitidos para la misma institución que lo emite, es decir es de carácter interno. También puede emitirse de un organismo a otro es de carácter externo.
Oficio interno
Son el tipo de oficios emitidos por un organismo, empresa o institución entre sus dependencias. Es de carácter interno. Debe ser movilizado entre las oficinas de la institución.
Oficio exterior
Es el tipo de oficio que va a tener como destino un destinatario fuera de la empresa, organismo o institución. Está dirigido fuera de la empresa que lo emite.
Por el número de destinatarios
Los oficios también se clasifican por el número de destinatarios. En otras palabras si el oficio se dirige a una sola persona es Oficio directo simple. Ahora bien, si se dirige a varias personas se considera un Oficio múltiple.
Oficio directo simple
Se trata de los oficios dirigidos a una persona natural o jurídica específica. En este caso es el titular del oficio. Debe ser presentado por una institución, empresa u organismo.
Oficio múltiple
Es el tipo de documento que va dirigido a varias personas, empresas o instituciones. Este tipo de comunicaciones deben redactarse lo más sencillo posible, pues serán varias personas que lo lean. Debemos pensar que cualquiera debe entender la comunicación.
Oficio de petición
Este tipo de documento suele ser para solicitar un bien o servicio a un organismo, empresa o institución. Son de carácter oficial y se emiten entre dependencias del Estado. Se envían siempre a los entes responsables de prestar el servicio o de producir los bienes que se solicitan.
La estructura de este tipo de documento es muy sencilla, pero protocolar. A continuación te diremos cómo hacer un oficio de petición.
Para saber cómo hacer un oficio de petición debemos describir su estructura. En este sentido, debemos aclarar que difiere de una carta común. Más bien se asemeja a estos documentos que hemos descrito anteriormente. Su estructura responde a los siguientes elementos.
Estructura
- Primeramente, coloca la fecha del lado superior derecho. Esto es para que quede establecido el lugar de la emisión del comunicado, el día, mes y año.
- Para seguir con el punto de cómo hacer un oficio de peticion, recuerda que estos documentos generalmente llevan una enumeración o claves del comunicado, igual que los oficios anteriores.
- Ahora coloca a quién va dirigida, es decir el destinatario. Este renglón debe llevar el nombre completo del receptor, el cargo que ocupa en el organismo y el lugar. Nunca debes colocar A quien corresponda. Primero porque pueden cambiar al responsable, segundo porque son organismos del estado. Debes colocar el responsable de generar el bien o servicio.
- Seguimos en la descripción de cómo hacer un oficio de petición, y para ello debes colocar en palabras resumidas el Asunto que trata el oficio. Es decir, coloca esta palabra y seguido de dos puntos escribe un pequeño resumen del contenido del oficio.
- Lo relevante del oficio de petición, es su contenido o cuerpo. Pues es aquí donde redactamos realmente de qué trata el oficio. Del bien o servicio que estamos solicitando. Recuerda de redactar de manera oficial, pero sencillo, de forma tal que el que lo lea entienda de qué trata.
- Luego, para cerrar las orientaciones sobre cómo hacer un oficio de petición, deberás despedirte. Que sea cordial, amable. Recuerda que siempre es importante mantener buenas relaciones con otros organismos o empresas.
- Se acostumbra a colocar al final la palabra Atentamente, abajo el nombre del emisor de la comunicación y el cargo que ocupa.
Conclusiones
En conclusión este tipo de comunicaciones cumplen con una formalidad que debemos tomar en consideración a la hora de emitir nuestros oficios.
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Para finalizar te dejamos este vídeo instructivo de cómo hacer un oficio.
